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Blogbeiträge (54)

  • Datenschutz und Digitalisierung

    Um zukunfts- und wettbewerbsfähig zu bleiben, setzen Unternehmen auf die Digitalisierung. Doch digitale Prozesse verursachen regelrechte Datenfluten – die der Datenschutz wiederum aus gutem Grund eingrenzen will. Sind Digitalisierung und Datenschutz also Gegensätze? Fest steht: Um beiden Zielen gerecht zu werden, müssen Unternehmen klare Prozesse schaffen. Digitalisierung und Datenschutz – Ein Widerspruch in sich? Vernetzung und Digitalisierung sind aus dem Alltag nicht mehr wegzudenken. Von Smartphones über Küchengeräte bis hin zu Autos sind Geräte miteinander vernetzt und kommunizieren ständig digital. Auch in der Arbeitswelt herrscht zunehmend eine Flexibilisierung. Industriemaschinen sind vernetzt, interne betriebliche Daten werden in Clouds gespeichert und Informationen werden digital an Zulieferer, Partner oder Kunden versandt. Dadurch ergeben sich zweifellos große Chancen, es bedeutet aber auch: Überall werden Daten erhoben, gesammelt, ausgetauscht, verarbeitet und ausgewertet. Nicht umsonst gelten Daten als „Gold der Digitalisierung“. Welche Rolle spielt dabei der Datenschutz? Vielerorts werden Digitalisierung und Datenschutz als gegenläufige Elemente verstanden oder der Datenschutz sogar als „Innovationsbremse“ deklariert. Allerdings wird dabei übersehen, dass die Digitalisierung auf den Datenschutz angewiesen ist. Ohne den Schutz der persönlichen und vertraulichen Daten kann Digitalisierung nicht erfolgreich funktionieren. Das Eine geht nicht ohne das Andere. Digitalisierung als Motor für IT-Sicherheit und Datenschutz in Unternehmen Es ist sogar so, dass die Digitalisierung in Unternehmen – anders als angenommen – häufig zu einem höheren Schutzniveau führt. Die Wirtschaftsstudie 2018 von Bitkom zeigt beispielsweise, dass Unternehmen, die höher digitalisiert sind, weniger von Cyberkriminalität und Datendiebstahl betroffen sind: Der Anteil betroffener Industrieunternehmen, die ihren Digitalisierungsgrad hoch einschätzen, ist um 7 Prozentpunkte geringer als bei den Unternehmen, die ihr Digitalisierungsniveau niedrig einschätzen. Dies deckt sich in etwa mit den Ergebnissen aus dem Jahr 2016. Diese Ergebnisse deuten darauf hin, dass mit der Auseinandersetzung mit der Digitalisierung zugleich eine Sensibilisierung für die Themen IT-Sicherheit und Datenschutz einhergeht. Unternehmen, die sich verstärkt mit der Digitalisierung auseinandersetzen, sind sich auch der wachsenden Angriffsfläche bewusst. Das führt dazu, dass mit der Digitalisierung entsprechende Strategien und Sicherheitsstandards etabliert werden, die die eigenen Daten vor dem unbefugten Zugriff Dritter schützen. Die DSGVO als einheitliche Datenschutz-Regelung Hinzu kommt, dass das Thema Datenschutz in Deutschland und Europa traditionell eine hohe Bedeutung hat. Aus rechtlicher Sicht war das Thema dennoch sehr lange unübersichtlich und kompliziert, weil jedes Bundesland eigene Regelungen hatte. Mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die im Mai 2018 in Kraft getreten ist, wurden auf europäischer Ebene einheitliche Regeln geschaffen, die ein hohes Datenschutzniveau ermöglichen sollen. Die Einführung der DSGVO hat bewirkt, dass sich viele Unternehmen der Datenschutz-Thematik zuwenden und ihre internen Prozesse aus dieser Perspektive neu bewerten mussten. Datenpannen und Sicherheitsvorfälle, die durch die Medien gehen, machen zusätzlich die Relevanz dieses Themas bewusst. Die Herausforderung für Unternehmen besteht vor allem darin, dass Datenschutz keine einmalige Aufgabe, sondern ein dauerhafter Prozess ist. Jeder Digitalisierungsschritt im Unternehmen muss aus Datenschutz-Perspektive beleuchtet und von entsprechenden Sicherheitsmechanismen begleitet werden. Datenschutz: Mehr als eine Notwendigkeit Datenschutz in der Digitalisierung ist mehr als eine Notwendigkeit. Wer sich um den Datenschutz im Unternehmen kümmert, schützt nicht nur die Unternehmensdaten, um negative Folgen zu vermeiden, sondern erarbeitet sich aktiv Markt- und Wettbewerbsvorteile. Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung Ihrer Digitalisierungsprojekte und der Einhaltung aller datenschutzrelevanten Vorgaben! Nehmen Sie Kontakt mit uns auf! Fazit Mit der Digitalisierung muss auch der Datenschutz beachtet werden. Mit Hilfe eines Datenschutzbeauftragten und regelmäßigen Schulungen zur DSGVO funktioniert die Umsetzung am besten - wenn der Integrationspartner alle Vorgaben von Anfang an im Projekt berücksichtigt, Hilfestellung anbietet und bei der Umsetzung begleitet.

  • Überlassung von Diensträdern

    Für die Überlassung eines Dienstrads an Arbeitnehmer gibt es viele Steuervorteile. Besonders beliebt ist das Modell der Entgeltumwandlung beim E-Bike-Leasing. Was Arbeitgeber lohnsteuerlich bei betrieblichen Fahrrädern und E-Bikes beachten sollten. Stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein betriebliches Fahrrad unentgeltlich oder verbilligt zur privaten Nutzung zur Verfügung, handelt es sich grundsätzlich um steuerpflichtigen Arbeitslohn. Unter bestimmten Voraussetzungen bleibt die Überlassung steuerfrei. Für die spätere Übereignung gelten Pauschalierungsvorschriften. Auch für das Aufladen des E-Bikes gelten Erleichterungen. Steuerfreiheit für Dienstfahrräder bei Finanzierung durch den Arbeitgeber Bereits seit 2019 bleiben zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn vom Arbeitgeber gewährte Vorteile für die Überlassung eines betrieblichen Fahrrads, das kein Kraftfahrzeug ist, steuerfrei. Die Steuerbefreiung gilt sowohl für E-Bikes als auch für Fahrräder. Neuerdings brauchen die steuerfreien Vorteile nicht mehr im Lohnkonto aufgezeichnet werden. Die Steuerbefreiung gilt jedoch nicht für die in der Praxis verbreiteten Modelle der Fahrradüberlassung im Wege der Gehaltsumwandlung, insbesondere beim sogenannten E-Bike-Leasing. Begünstigung bei privater Nutzung des Dienstrades Bei einer Gehaltsumwandlung greift die Steuerbefreiung also nicht. Allerdings gibt es auch hier mehrere Vergünstigungen. Überlässt der Arbeitgeber dem Mitarbeiter ein Fahrrad zur privaten Nutzung, gelten grundsätzlich folgende lohnsteuerliche Bewertungsregeln: Wenn die Fahrradüberlassung ab dem Jahr 2019 oder später erfolgt ist, ist als monatlicher Durchschnittswert der privaten Nutzung für das Kalenderjahr 2019 ein Prozent einer auf volle 100 Euro abgerundeten halbierten unverbindlichen Preisempfehlung und ab Januar 2020 ein Prozent eines auf volle 100 Euro abgerundeten Viertels der unverbindlichen Preisempfehlung festgesetzt (vor 2019: ein Prozent der auf volle 100 Euro abgerundeten UVP). Der Ansatz gilt jeweils für alle privaten Fahrten einschließlich Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (und gegebenenfalls Heimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung). Anders als beim Auto gibt es hier also keine 0,03-Prozent-Regelung. Die 44-Euro-Sachbezugsgrenze ist nicht anzuwenden. Gehört die Nutzungsüberlassung von Fahrrädern ausnahmsweise zur Angebotspalette des Arbeitgebers an fremde Dritte (zum Beispiel Fahrradverleihfirmen), ist der Angebotspreis des Arbeitgebers anzusetzen. Bei Personalrabatten ist der Rabattfreibetrag in Höhe von 1.080 Euro zu berücksichtigen. Beispiel: Berechnung geldwerter Vorteil bei Überlassung eines E-Bikes Der Arbeitgeber überlässt seinem Mitarbeiter ab 2020 ein Elektrofahrrad sowohl für Privatfahrten als auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Die Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte beträgt 10 Entfernungskilometer. Die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers des Fahrrads beträgt 2.500 Euro. Der Mitarbeiter hat ab 2020 einen geldwerten Vorteil von sechs Euro (abgerundetes Viertel des Listenpreises = 600 Euro) monatlich zu versteuern. Entgeltumwandlung bei Dienstrad-Leasing In der Praxis werden in der Regel folgende Vertragsgestaltungen bei Leasing-Modellen gewählt: Der Arbeitgeber schließt mit einem Anbieter, der die gesamte Abwicklung betreut, einen Rahmenvertrag mit einer festen Laufzeit von zumeist drei Jahren ab. Zeitgleich schließt der Arbeitgeber mit dem Arbeitnehmer für diese Dauer einen Überlassungsvertrag hinsichtlich des Fahrrads ab, welcher auch eine private Nutzung zulässt. Danach wird das Gehalt für die Dauer der Nutzungsüberlassung um die Leasingrate für das Fahrrad heruntergesetzt. Vorteil dabei: regelmäßig ist der nach der Gehaltsumwandlung zu versteuernde geldwerte Vorteil für das Fahrrad (zum Beispiel sechs Euro für ein Fahrrad mit einem Listenpreis von 2.500 Euro) deutlich niedriger als der Gehaltsverzicht in Höhe der Leasingrate (zum Beispiel 70 Euro). Dadurch sinkt das steuerpflichtige Brutto. Nach Auffassung der Finanzverwaltung (BMF, Schreiben v. 17. November 2017, IV C 5 - S 2334/10002-04) resultiert der Anspruch auf die Überlassung des (Elektro-) Fahrrads aus dem Arbeitsvertrag oder aus einer anderen arbeitsrechtlichen Rechtsgrundlage, wenn er im Rahmen einer steuerlich anzuerkennenden Gehaltsumwandlung mit Wirkung für die Zukunft vereinbart ist oder er arbeitsvertraglicher Vergütungsbestandteil ist. E-Bike als Dienstfahrrad: Achtung bei Kauf am Ende der Leasingzeit Die Vertragsgestaltungen sehen regelmäßig vor, dass ein Dritter (zum Beispiel der Leasinggeber) dem Arbeitnehmer das von ihm genutzte (Elektro-) Fahrrad bei Beendigung der Überlassung durch den Arbeitgeber zu einem Restwert von beispielsweise zehn Prozent des ursprünglichen Kaufpreises zum Erwerb anbieten kann. Vorsicht ist auch geboten mit verbindlichen Kaufrechten, die dem Mitarbeiter das spätere Eigentum sichern sollen. Kann der Arbeitnehmer im Falle des Leasings das E-Bike nach Ablauf der Leasinglaufzeit von einem Dritten zu einem geringeren Preis als dem ortsüblichen Endpreis am Abgabeort erwerben, ist der hierdurch entstehende Preisvorteil als Arbeitslohn (von dritter Seite) anzusetzen. Details hierzu hat die Finanzverwaltung in ihrem Schreiben vom 17. November 2017, IV C 5 - S 2334/12/10002-04, bekannt gegeben. Arbeitnehmer kauft E-Bike zum Ende der Leasingzeit: Lohnsteuerliche Behandlung Vergleichsmaßstab für die erforderliche Bewertung ist dabei der um gängige Preisnachlässe geminderte übliche Endpreis am Abgabeort. Die Verwaltung lässt zu, diesen üblichen Endpreis eines E-Bikes, das Arbeitnehmern nach drei Jahren Nutzungsdauer übereignet wird, aus Vereinfachungsgründen mit 40 Prozent der auf volle 100 Euro abgerundeten unverbindlichen Preisempfehlung im Zeitpunkt der Inbetriebnahme des (Elektro-) Fahrrads einschließlich der Umsatzsteuer zu bewerten (BMF, Schreiben v. 17. November 2017, IV C 5 - S 2334/12/10002-04). Bei einem Fahrrad zum Neupreis von 2.599 Euro wären das beispielsweise 1.000 Euro. Ein niedrigerer Wert kann nachgewiesen werden. Die Zahlung der Mitarbeiter wird jeweils abgezogen. Ist sie niedriger, verbleibt ein lohnsteuerpflichtiger Sachbezug. Hinweis: In der Praxis wird vielfach pauschal der Ansatz eines Restwerts von zehn Prozent des Kaufpreises begehrt. Der Nachweis eines derart niedrigen Restwerts dürfte nach dem Erlass schwierig werden. E-Bike-Kauf am Leasingende: Pauschalierung nach § 37b EStG möglich Weil in vielen Fällen die Übertragung des Fahrrads auf die Mitarbeiter zu geldwerten Vorteilen führen könnte, hat die Verwaltung die Anwendung der Pauschalsteuer von 30 Prozent auf Geschenke und Incentives nach § 37b EStG durch den Zuwendenden zugelassen (BMF, Schreiben v. 17 November 2017, IV C 5 - S 2334/12/10002-04). Die Pauschalierung kann nur der Zuwendende selbst vornehmen (Arbeitslohn von dritter Seite). Als Bemessungsgrundlage will die Verwaltung den gemeinen Wert ansetzen, weil dem Zuwendenden keine, beziehungsweise geringe Aufwendungen entstanden sind. Aus Vereinfachungsgründen erlaubt sie auch hier eine Schätzung mit 40 Prozent der auf volle 100 Euro abgerundeten unverbindlichen Preisempfehlung einschließlich Umsatzsteuer. Ein niedrigerer Wert kann nachgewiesen werden. Der Kaufpreis, den der Zuwendungsempfänger gegebenenfalls zahlt, mindert die Bemessungsgrundlage der pauschalen Einkommensteuer. Berechnung geldwerter Vorteil: Beispiel Listen-Neupreis des Fahrrads 2.599 Euro Geschätzter Endpreis der Verwaltung nach drei Jahren 40 Prozent x 2.500 Euro (gerundet) 1.000 Euro Kaufpreis nach Ablauf von drei Jahren (Zehn Prozent Neupreis) 259 Euro Bemessungsgrundlage nach § 37b EStG 741 Euro Pauschalsteuer nach § 37b EStG 222 Euro Ab 2020: Pauschalierung mit 25 Prozent bei Dienstrad möglich Ab 2020 hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, geldwerte Vorteile aus der unentgeltlichen oder verbilligten Übereignung von betrieblichen Fahrrädern an den Arbeitnehmer pauschal mit 25 Prozent Lohnsteuer zu besteuern. Hinzu kommen der Solidaritätszuschlag sowie gegebenenfalls die Kirchensteuer. Die Pauschalierung führt zur Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung. Die Pauschalbesteuerungsmöglichkeit gilt sowohl für Elektrofahrräder als auch für Fahrräder. Nicht einbezogen werden Elektrofahrräder, die verkehrsrechtlich als Kraftfahrzeug einzuordnen sind. Voraussetzung für die Pauschalierung der Lohnsteuer ist, dass die Übereignung von betrieblichen Fahrrädern zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgt. Achtung: Beim E-Bike-Leasing müsste das Fahrrad aber nach dem Wortlaut der Vorschrift zunächst ins Eigentum des Arbeitgebers übergehen. Aufladen des E-Bikes beim Arbeitgeber begünstigt Für das Aufladen von Rädern beim Arbeitgeber, die verkehrsrechtlich als Kraftfahrzeug einzuordnen sind, gilt eine gesetzliche Steuerbefreiung. Aus Billigkeitsgründen werden aber auch vom Arbeitgeber gewährte Vorteile für das elektrische Aufladen von Elektrofahrrädern, die verkehrsrechtlich nicht als Kraftfahrzeug einzuordnen sind, im Betrieb des Arbeitgebers oder eines verbundenen Unternehmens nicht zum Arbeitslohn gerechnet (BMF, Schreiben v. 29. September 2020, IV C 5 - S 2334/19/10009 :004). Die Regelung ist aktuell bis Ende 2030 verlängert worden. Damit können alle Arten von Elektrorädern beim Arbeitgeber steuerfrei aufgeladen werden. Aufgrund der Billigkeitsregelung erfolgt auch keine Anrechnung des Ladestroms auf die 44-Euro-Sachbezugsfreigrenze. Leistet der Arbeitgeber Erstattungen für das Aufladen des E-Bikes zuhause, sind diese regelmäßig steuerpflichtig. Eine Ausnahme könnte nur für nachweislich dienstlich entstandene Aufwendungen gelten. Fazit Die Dienstrad-Regelung ist eine von vielen Möglichkeiten, um die Mitarbeiter über die Lohn- bzw. Gehaltserhöhung hinaus zu unterstützen - und bietet damit steuerliche Vorteile auf beiden Seiten. Gern stehen wir Ihnen bei der Entwicklung eines "Benefit-Angebots" zur Verfügung und finden die für Sie optimalste Lösung mit Hilfe des uniSmart CAMP`s! Nehmen Sie gleich Kontakt mit uns auf: vertrieb@unismart.de

  • Digitale Übergabeformulare für das papierlose Fahrerhaus

    Lieferscheine, Frachtlisten, Kontrollformulare, Protokolle, Checklisten… wie viele solcher Formulare benötigen Sie für Ihre Kunden? Mit wie viel Papierkram müssen Ihre mobilen Mitarbeiter sich tagtäglich auseinandersetzen? Und wie oft sorgt dieser Wust an Zetteln für Verwirrung, Stress – und schlägt schließlich sogar in Frust um? Träumen Sie auch von einem „papierlosen Führerhaus“? Dann haben wir jetzt eine richtig gute Nachricht für Sie! Ohne Formulare funktioniert es in der Logistik-Branche leider nicht. Ihre Kunden müssen die zugestellten Lieferungen quittieren, der Gesetzgeber verlangt Abfahrtskontrollen, Führerscheinkontrollen und sonstige Berichte in Form von Checklisten oder Protokollen. Das vollständig papierlose Büro ist zwar noch Zukunftsmusik, doch dank der Digitalisierung geht der Trend schon seit einigen Jahren eindeutig in diese Richtung. Und das funktioniert auch im Führerhaus – mit der COTRIS Multibox! Der Klassiker: Die digitale Quittierung der Lieferung und der Versand der Quittung per E-Mail. Wie geht das? Mittels der steigenden Digitalisierung und der COTRIS Multibox rückt der Traum vom papierlosen Führerhaus ein deutliches Stück näher. Der Name „Multibox“ weist schon auf den eigentlichen Kern der Sache hin: „Das eine“ Formular gibt es nicht, denn für die unterschiedlichsten Anforderungen sind die verschiedensten Papiere zu verwenden. Hier punktet die COTRIS Multibox: Mit ihr können Sie Formulare schnell und individuell erstellen und diese zusätzlich den einzelnen (oder mehreren) Fahrern direkt zuweisen. Außerdem können Sie Felder bereits vorab mit bekannten Daten und Werten füllen. Beispiel Lieferschein: Sie erstellen das Lieferschein-Formular nach gesetzlichen Vorgaben UND Ihren individuellen Anforderungen. Die bekannten Daten wie Name und Anschrift des Kunden, Auftragsnummer und -datum sowie die zu liefernde Ware tragen Sie bereits ein. Bei Bedarf können Sie zusätzlich die Foto- und Barcode-Funktion nutzen, den Ablageort dokumentieren und vieles mehr. Setzen Sie weitere Aktionsfelder und fügen Sie ein Unterschriftenfeld für die Quittierung Ihres Kunden ein. Dank der Digitalisierung können Sie die ausgefüllten Formulare schließlich einfach als PDF per E-Mail an die hinterlegte Adresse versenden – an Ihren Kunden und an sich selbst. Die Prüfungssicherheit wird erhöht. Die Abschluss- und Analysezeiten werden beschleunigt. Übrigens: Sparen Sie sich doppelte Arbeit und nutzen Sie die vorhandenen Daten aus Ihrer Unternehmenssoftware. Die Schnittstellen zu ERP, CRM & Co. machen es möglich! Die Formulare sind darüber hinaus nicht in Stein gemeißelt, sondern können jederzeit verändert und angepasst werden – ganz so, wie Sie es benötigen! Fühlen Sie sich von der Idee des papierlosen Führerhauses angesprochen? Möchten Sie mehr erfahren? Dann nehmen Sie jetzt Kontakt mit uns auf und vereinbaren Sie ein erstes Beratungsgespräch mit uns – unverbindlich und kostenlos! vertrieb@unismart.de Fazit Ihr mobiler Mitarbeiter rollt mit seinem Lkw auf den Hof eines Kunden, um die bestellte Ware abzuliefern. Der Kunde empfängt ihn am Tor, weist einen Abladeplatz zu und bittet um den Lieferschein. Ihr Fahrer zückt sein mobiles Endgerät und ruft den digitalen Lieferschein auf. Die dort erfassten Daten werden abgestimmt und gegebenenfalls ergänzt, dann bittet er den Kunden um eine Unterschrift per Touchscreen. „Der Lieferschein ist schon als PDF in Ihrem E-Mail-Postfach“, informiert er schließlich den verblüfften Kunden mit einem Augenzwinkern. „Papierkram gibt’s bei uns nicht mehr!“ So einfach kann die Digitalisierung sogar im Führerhaus sein – Übergabeformulare per COTRIS Multibox!

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  • Telematik | uniSmart | Wendelstein

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  • Telematik | uniSmart | Wendelstein

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