Für die Überlassung eines Dienstrads an Arbeitnehmer gibt es viele Steuervorteile. Besonders beliebt ist das Modell der Entgeltumwandlung beim E-Bike-Leasing. Was Arbeitgeber lohnsteuerlich bei betrieblichen Fahrrädern und E-Bikes beachten sollten.
Stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein betriebliches Fahrrad unentgeltlich oder verbilligt zur privaten Nutzung zur Verfügung, handelt es sich grundsätzlich um steuerpflichtigen Arbeitslohn. Unter bestimmten Voraussetzungen bleibt die Überlassung steuerfrei. Für die spätere Übereignung gelten Pauschalierungsvorschriften. Auch für das Aufladen des E-Bikes gelten Erleichterungen.
Steuerfreiheit für Dienstfahrräder bei Finanzierung durch den Arbeitgeber
Bereits seit 2019 bleiben zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn vom Arbeitgeber gewährte Vorteile für die Überlassung eines betrieblichen Fahrrads, das kein Kraftfahrzeug ist, steuerfrei. Die Steuerbefreiung gilt sowohl für E-Bikes als auch für Fahrräder. Neuerdings brauchen die steuerfreien Vorteile nicht mehr im Lohnkonto aufgezeichnet werden.
Die Steuerbefreiung gilt jedoch nicht für die in der Praxis verbreiteten Modelle der Fahrradüberlassung im Wege der Gehaltsumwandlung, insbesondere beim sogenannten E-Bike-Leasing.
Begünstigung bei privater Nutzung des Dienstrades
Bei einer Gehaltsumwandlung greift die Steuerbefreiung also nicht. Allerdings gibt es auch hier mehrere Vergünstigungen. Überlässt der Arbeitgeber dem Mitarbeiter ein Fahrrad zur privaten Nutzung, gelten grundsätzlich folgende lohnsteuerliche Bewertungsregeln:
Wenn die Fahrradüberlassung ab dem Jahr 2019 oder später erfolgt ist, ist als monatlicher Durchschnittswert der privaten Nutzung für das Kalenderjahr 2019 ein Prozent einer auf volle 100 Euro abgerundeten halbierten unverbindlichen Preisempfehlung und ab Januar 2020 ein Prozent eines auf volle 100 Euro abgerundeten Viertels der unverbindlichen Preisempfehlung festgesetzt (vor 2019: ein Prozent der auf volle 100 Euro abgerundeten UVP).
Der Ansatz gilt jeweils für alle privaten Fahrten einschließlich Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (und gegebenenfalls Heimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung). Anders als beim Auto gibt es hier also keine 0,03-Prozent-Regelung.
Die 44-Euro-Sachbezugsgrenze ist nicht anzuwenden.
Gehört die Nutzungsüberlassung von Fahrrädern ausnahmsweise zur Angebotspalette des Arbeitgebers an fremde Dritte (zum Beispiel Fahrradverleihfirmen), ist der Angebotspreis des Arbeitgebers anzusetzen. Bei Personalrabatten ist der Rabattfreibetrag in Höhe von 1.080 Euro zu berücksichtigen.
Beispiel: Berechnung geldwerter Vorteil bei Überlassung eines E-Bikes
Der Arbeitgeber überlässt seinem Mitarbeiter ab 2020 ein Elektrofahrrad sowohl für Privatfahrten als auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Die Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte beträgt 10 Entfernungskilometer. Die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers des Fahrrads beträgt 2.500 Euro. Der Mitarbeiter hat ab 2020 einen geldwerten Vorteil von sechs Euro (abgerundetes Viertel des Listenpreises = 600 Euro) monatlich zu versteuern.
Entgeltumwandlung bei Dienstrad-Leasing
In der Praxis werden in der Regel folgende Vertragsgestaltungen bei Leasing-Modellen gewählt:
Der Arbeitgeber schließt mit einem Anbieter, der die gesamte Abwicklung betreut, einen Rahmenvertrag mit einer festen Laufzeit von zumeist drei Jahren ab.
Zeitgleich schließt der Arbeitgeber mit dem Arbeitnehmer für diese Dauer einen Überlassungsvertrag hinsichtlich des Fahrrads ab, welcher auch eine private Nutzung zulässt.
Danach wird das Gehalt für die Dauer der Nutzungsüberlassung um die Leasingrate für das Fahrrad heruntergesetzt. Vorteil dabei: regelmäßig ist der nach der Gehaltsumwandlung zu versteuernde geldwerte Vorteil für das Fahrrad (zum Beispiel sechs Euro für ein Fahrrad mit einem Listenpreis von 2.500 Euro) deutlich niedriger als der Gehaltsverzicht in Höhe der Leasingrate (zum Beispiel 70 Euro).
Dadurch sinkt das steuerpflichtige Brutto.
Nach Auffassung der Finanzverwaltung (BMF, Schreiben v. 17. November 2017, IV C 5 - S 2334/10002-04) resultiert der Anspruch auf die Überlassung des (Elektro-) Fahrrads aus dem Arbeitsvertrag oder aus einer anderen arbeitsrechtlichen Rechtsgrundlage, wenn er im Rahmen einer steuerlich anzuerkennenden Gehaltsumwandlung mit Wirkung für die Zukunft vereinbart ist oder
er arbeitsvertraglicher Vergütungsbestandteil ist.
E-Bike als Dienstfahrrad: Achtung bei Kauf am Ende der Leasingzeit
Die Vertragsgestaltungen sehen regelmäßig vor, dass ein Dritter (zum Beispiel der Leasinggeber) dem Arbeitnehmer das von ihm genutzte (Elektro-) Fahrrad bei Beendigung der Überlassung durch den Arbeitgeber zu einem Restwert von beispielsweise zehn Prozent des ursprünglichen Kaufpreises zum Erwerb anbieten kann.
Vorsicht ist auch geboten mit verbindlichen Kaufrechten, die dem Mitarbeiter das spätere Eigentum sichern sollen. Kann der Arbeitnehmer im Falle des Leasings das E-Bike nach Ablauf der Leasinglaufzeit von einem Dritten zu einem geringeren Preis als dem ortsüblichen Endpreis am Abgabeort erwerben, ist der hierdurch entstehende Preisvorteil als Arbeitslohn (von dritter Seite) anzusetzen. Details hierzu hat die Finanzverwaltung in ihrem Schreiben vom 17. November 2017, IV C 5 - S 2334/12/10002-04, bekannt gegeben.
Arbeitnehmer kauft E-Bike zum Ende der Leasingzeit: Lohnsteuerliche Behandlung
Vergleichsmaßstab für die erforderliche Bewertung ist dabei der um gängige Preisnachlässe geminderte übliche Endpreis am Abgabeort. Die Verwaltung lässt zu, diesen üblichen Endpreis eines E-Bikes, das Arbeitnehmern nach drei Jahren Nutzungsdauer übereignet wird, aus Vereinfachungsgründen mit 40 Prozent der auf volle 100 Euro abgerundeten unverbindlichen Preisempfehlung im Zeitpunkt der Inbetriebnahme des (Elektro-) Fahrrads einschließlich der Umsatzsteuer zu bewerten (BMF, Schreiben v. 17. November 2017, IV C 5 - S 2334/12/10002-04). Bei einem Fahrrad zum Neupreis von 2.599 Euro wären das beispielsweise 1.000 Euro. Ein niedrigerer Wert kann nachgewiesen werden. Die Zahlung der Mitarbeiter wird jeweils abgezogen. Ist sie niedriger, verbleibt ein lohnsteuerpflichtiger Sachbezug.
Hinweis: In der Praxis wird vielfach pauschal der Ansatz eines Restwerts von zehn Prozent des Kaufpreises begehrt. Der Nachweis eines derart niedrigen Restwerts dürfte nach dem Erlass schwierig werden.
E-Bike-Kauf am Leasingende: Pauschalierung nach § 37b EStG möglich
Weil in vielen Fällen die Übertragung des Fahrrads auf die Mitarbeiter zu geldwerten Vorteilen führen könnte, hat die Verwaltung die Anwendung der Pauschalsteuer von 30 Prozent auf Geschenke und Incentives nach § 37b EStG durch den Zuwendenden zugelassen (BMF, Schreiben v. 17 November 2017, IV C 5 - S 2334/12/10002-04).
Die Pauschalierung kann nur der Zuwendende selbst vornehmen (Arbeitslohn von dritter Seite). Als Bemessungsgrundlage will die Verwaltung den gemeinen Wert ansetzen, weil dem Zuwendenden keine, beziehungsweise geringe Aufwendungen entstanden sind. Aus Vereinfachungsgründen erlaubt sie auch hier eine Schätzung mit 40 Prozent der auf volle 100 Euro abgerundeten unverbindlichen Preisempfehlung einschließlich Umsatzsteuer. Ein niedrigerer Wert kann nachgewiesen werden. Der Kaufpreis, den der Zuwendungsempfänger gegebenenfalls zahlt, mindert die Bemessungsgrundlage der pauschalen Einkommensteuer.
Berechnung geldwerter Vorteil: Beispiel
Listen-Neupreis des Fahrrads 2.599 Euro
Geschätzter Endpreis der Verwaltung nach drei Jahren
40 Prozent x 2.500 Euro (gerundet) 1.000 Euro
Kaufpreis nach Ablauf von drei Jahren (Zehn Prozent Neupreis) 259 Euro
Bemessungsgrundlage nach § 37b EStG 741 Euro
Pauschalsteuer nach § 37b EStG 222 Euro
Ab 2020: Pauschalierung mit 25 Prozent bei Dienstrad möglich
Ab 2020 hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, geldwerte Vorteile aus der unentgeltlichen oder verbilligten Übereignung von betrieblichen Fahrrädern an den Arbeitnehmer pauschal mit 25 Prozent Lohnsteuer zu besteuern. Hinzu kommen der Solidaritätszuschlag sowie gegebenenfalls die Kirchensteuer. Die Pauschalierung führt zur Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung. Die Pauschalbesteuerungsmöglichkeit gilt sowohl für Elektrofahrräder als auch für Fahrräder. Nicht einbezogen werden Elektrofahrräder, die verkehrsrechtlich als Kraftfahrzeug einzuordnen sind. Voraussetzung für die Pauschalierung der Lohnsteuer ist, dass die Übereignung von betrieblichen Fahrrädern zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgt.
Achtung: Beim E-Bike-Leasing müsste das Fahrrad aber nach dem Wortlaut der Vorschrift zunächst ins Eigentum des Arbeitgebers übergehen.
Aufladen des E-Bikes beim Arbeitgeber begünstigt
Für das Aufladen von Rädern beim Arbeitgeber, die verkehrsrechtlich als Kraftfahrzeug einzuordnen sind, gilt eine gesetzliche Steuerbefreiung. Aus Billigkeitsgründen werden aber auch vom Arbeitgeber gewährte Vorteile für das elektrische Aufladen von Elektrofahrrädern, die verkehrsrechtlich nicht als Kraftfahrzeug einzuordnen sind, im Betrieb des Arbeitgebers oder eines verbundenen Unternehmens nicht zum Arbeitslohn gerechnet (BMF, Schreiben v. 29. September 2020, IV C 5 - S 2334/19/10009 :004). Die Regelung ist aktuell bis Ende 2030 verlängert worden. Damit können alle Arten von Elektrorädern beim Arbeitgeber steuerfrei aufgeladen werden. Aufgrund der Billigkeitsregelung erfolgt auch keine Anrechnung des Ladestroms auf die 44-Euro-Sachbezugsfreigrenze.
Leistet der Arbeitgeber Erstattungen für das Aufladen des E-Bikes zuhause, sind diese regelmäßig steuerpflichtig. Eine Ausnahme könnte nur für nachweislich dienstlich entstandene Aufwendungen gelten.
Fazit
Die Dienstrad-Regelung ist eine von vielen Möglichkeiten, um die Mitarbeiter über die Lohn- bzw. Gehaltserhöhung hinaus zu unterstützen - und bietet damit steuerliche Vorteile auf beiden Seiten.
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