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Papierlos durch digitale Formulare

Cloud Computing, IoT, Automatisierung, Nachhaltigkeit… Die Digitalisierung schreitet rasant voran und wird auch im Jahr 2022 ein wichtiges Thema bleiben. Sie wird sogar als „Megatrend“ bezeichnet und rückt immer mehr in den Vordergrund.

Kein Wunder: Die Vorteile der Digitalisierung im eigenen Unternehmen liegen auf der Hand. Und auch im Kampf gegen den Klimawandel wird sie ein bedeutender Teil der Lösung sein.


Formulare und Dokumente digitalisieren - mit uniSmart!
Formulare und Dokumente digitalisieren - mit uniSmart!

Mit der uniSmart Digitale Dokumente-App von COTRIS stellen Sie Formulare wie Service oder Arbeitsberichte Ihren Mitarbeitern ganz einfach über die App zur Verfügung

Der digitale Wandel zählt zu den größten Herausforderungen – und er stößt nicht überall auf Akzeptanz. Die höheren Sicherheitsrisiken und die steigende Komplexität zählen zu den am häufigsten genannten Sorgen der deutschen Unternehmen. Dies hat bereits im Jahr 2016 eine Umfrage von ERP-Anbietern auf der CeBIT ergeben. Besonders interessant: Etwa 14 Prozent der befragten Unternehmer gaben an, dass es zwar Pläne für eine digitale Strategie gebe, diese jedoch nicht umgesetzt würden. Zu den häufigsten Gedanken zum Thema „Digitalisierung“ zählen unter anderem die Fragen nach den eigenen Vorteilen und dem Nutzen für die Branche, in der man tätig sei. Manche sind auch der Meinung, sie hätten nichts zu digitalisieren. Aber ist das so?

 

Was kann in einem Unternehmen – gleich welcher Branche – in den Prozess der Digitalisierung eingebunden werden?

Der Fokus liegt vor allem auf dem Papier. Wer Dokumente scannt, erstellt nicht nur eine digitale Kopie. Tatsächlich zeigt sich immer wieder, dass es kaum ein Dokument gibt, das in digitaler Form nicht nützlicher wäre als in Papierform. Digitalisiert werden können zum Beispiel:


  • Ein- und Ausgangsrechnungen,

  • ein- und ausgehende Geschäftsbriefe,

  • Arbeitsberichte und Serviceprotokolle,

  • Formulare jeglicher Art,

  • Aus- und Einfuhrbelege,

  • Kassenzettel und Barzahlungsbelege,

  • Jahresabschlüsse und Inventare.


Im Prinzip also sämtliche Dokumente, die in einem Unternehmen in Papierform vorliegen.

 

Welche konkreten Vorteile liefert die Digitalisierung der Dokumente?

Im Jahr 2020 führte das Online-Portal statista.com eine Umfrage unter in Deutschland ansässigen Handwerksbetrieben durch, welche Vorteile digitaler Anwendungen sich aus ihrer Sicht ergeben. Die 502 befragten Teilnehmer durften mehrere Punkte benennen. Der von 88 Prozent der Befragten und damit am häufigsten genannte Vorteil ist die Zeitersparnis, die mit der Digitalisierung einhergeht. Auf den nächstfolgenden Plätzen rangierten der Reihe nach:


  • optimierte Lagerung und Logistik (84 Prozent),

  • flexible Arbeitsorganisation (82 Prozent),

  • gleichbleibende Qualität (69 Prozent),

  • höhere Sichtbarkeit beim Kunden (65 Prozent),

  • körperliche Entlastung (64 Prozent),

  • weniger Bedarf an Arbeitskräften (54 Prozent) und

  • geringere Kosten (50 Prozent).

 

Darüber hinaus profitieren Unternehmen aller Branchen aus folgenden Gründen von der Digitalisierung:


  • schnellere Auffindbarkeit von Unterlagen im DMS,

  • vereinfachte Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)

  • höhere Revisionssicherheit,

  • Gewährleistung des Datenschutzes,

  • papierloses Büro (Kostensenkung, Umweltschutz).

 

Auch Sie können von der Digitalisierung in Ihrem Unternehmen profitieren und Ihre wichtigsten Ressourcen – Zeit, Geld und Nerven – schonen.


Erfahren Sie mehr darüber in unserem Onlineshop oder:

 

Fazit:

Die Aufgabe, alle anfallenden Dokumente auf Papier zu digitalisieren, scheint zunächst überwältigend zu sein. Wie soll das gehen? Wann und in welchem Zeitraum? Und wer soll mit dieser – laufend anfallenden – Aufgabe betraut werden? Was wird benötigt – auch an technischem Equipment? Wie und wo werden die digitalisierten Dokumente gespeichert?


Die gute Nachricht: Die Aufgabe lässt sich lösen! Wir zeigen Ihnen, wie Sie dank Digitalisierung Ihre Arbeitsabläufe optimieren, Geld und Zeit sparen und gleichzeitig das Klima schützen. Sprechen Sie uns an!