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Rechtliche Grundlagen bei GPS-Ortung

Für die Ortung von Firmenfahrzeugen gibt es verschiedene Gründe. Neben dem Diebstahlschutz oder der Erhöhung der Verkehrssicherheit dient die GPS-Ortung hauptsächlich als Teil eines Flottenmanagements.

Was muss ich bei einer GPS-Ortung beachten?
GPS-Ortung vs. Datenschutz

Welche Daten werden gespeichert?

Über ein Flottenmanagement werden u.a. Auftrags- und Routendaten erhoben und gespeichert. Dazu gehören zum Beispiel Ort, Zeit, Strecke, Geschwindigkeit und Standzeit. All diese Daten können einem Arbeitnehmer zugeordnet werden und sind daher grundsätzlich personenbezogen.


Wo liegen die gesetzlichen Grenzen bei der Ortung?

Grundsätzlich sind alle personenbezogenen Daten ab Erhebung kritisch zu sehen. Der Zugriff auf all diese Daten muss strikt begrenzt und jederzeit nachvollziehbar sein. Noch kritischer wird es bei Ortungen, welche dem Zweck der Kontrolle dienen. Sei es das Orten des Arbeitnehmers aufgrund verschiedenster Vorfälle in der Vergangenheit oder die Prüfung der (unerlaubten) privaten Nutzung bzw. vermeidbaren Mehrfahrten mit dem Firmenfahrzeug.


Wann ist der Einsatz einer GPS-Ortung zulässig?

Werden im Unternehmen GPS-fähige Firmenfahrzeuge genutzt, muss deren Einsatz in jedem Fall auf die Einhaltung geltender Datenschutzvorschriften hin überprüft werden. Denn die Aufsichtsbehörden haben die Nutzung einer GPS-Ortung bei Firmenfahrzeugen nicht per se aus Gründen des Datenschutzes verboten.

Können Unternehmen für die GPS-Ortung einen legitimen Zweck nachweisen und lässt sich die Verarbeitung auf eine Rechtsgrundlage stützen, so kann die Nutzung einer GPS-Ortung im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses durchaus zulässig sein. Als legitimer Zweck werden vor allem die Erhöhung der Verkehrssicherheit oder die persönliche Sicherheit des Arbeitnehmers anerkannt. Aber auch die Einsatzkoordinierung kann als legitimier Zweck vorgelegt werden. Bei letzterem ist es jedoch wichtig, dass für die Koordinierung von Einsätzen keine anderweitige bzw. datenschutzrechtlich mildere Möglichkeit vorhanden ist.

So ist es beispielsweise datenschutzrechtlich unproblematisch, wenn die punktuelle Ortung der Firmenfahrzeuge zur reinen Standortbestimmung erfolgt, um etwa mögliche Folgeaufträge zu koordinieren. Auch die Erfassung der Arbeitszeit kann mittels eines Ortungssystems zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erfolgen.

Was gilt es nun zu beachten?

Für einen datenschutzkonformen Einsatz einer GPS-Ortung von Firmenfahrzeugen sollten Unternehmen folgendes beachten:

  • Halten Sie den Grundsatz der Datensparsamkeit ein. Die routinemäßige Ortung eines Fahrzeugs ist unzulässig, wenn sie unabhängig von der notwendigen Planung erfolgt. Kann der Aufenthaltsort des Beschäftigten auch direkt bei diesem durch einen Anruf erhoben werden, ist ein Ortungssystem für diesen Zweck nicht erforderlich.

  • Die Zweckbestimmung und die Rechtsgrundlage müssen klar im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten dokumentiert und gegenüber den Beschäftigten in transparenter Weise kommuniziert werden. Ansonsten liegt eine verbotene heimliche Überwachung vor.

  • Die Beschäftigten sind darüber hinaus über die Regelungen der Zugangsberechtigung zu den gespeicherten Daten sowie der Protokollierung der Speicherung und der Festlegung der Speicherdauer der Daten zu informieren. Hier empfiehlt sich, eine vom Mitarbeiter unterschriebene Einverständniserklärung in der Personalakte abzulegen. Diese sollte mit Ihrem Datenschutzbeauftragten erstellt werden.

  • Gibt es einen Betriebsrat im Unternehmen, sollte dieser von Anfang an mit in die Entscheidungen einbezogen werden. Ebenfalls ist die Aufnahme in die Betriebsvereinbarung erforderlich.

  • Die GPS-Ortung erfordert nach der Whitelist der Datenschutzkonferenz grundsätzlich eine Datenschutzfolgenabschätzung.

 

Die von uniSmart angebotenen Telematik- und Flottenmanagementsysteme sind aus technischer Sicht vollkommen datenschutzkonform.

Für den rundum sicheren Einsatz in Ihrem Unternehmen steht Ihnen das uniSmart-Vertriebsteam jederzeit zur Verfügung.


 

Fazit

Der Einsatz einer GPS-Ortung beruht auf der Freiwilligkeit des Mitarbeiters und ist grundsätzlich zulässig.

Wichtig sind der Nachweis eines Zwecks und die Bereitstellung aller erforderlichen Rechtsgrundlagen wie die Aufnahme der Datenverarbeitung in das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, die Durchführung einer Datenschutzfolgeabschätzung und die Erstellung erforderlicher Datenschutzhinweise für die Arbeitnehmer - sowie die Absprachen mit dem evtl. vorhandenen Betriebsrat zur Anpassung der Betriebsvereinbarung.

Denken Sie auch immer daran, die Ortung darf nicht der Kontrolle des einzelnen Mitarbeiters dienen.